Incitations à la vente
13 juillet 2021

11 problèmes courants avec les feuilles Excel

Les feuilles de calcul n'ont jamais été conçues pour calculer les primes, mais pour automatiser de simples calculs mathématiques qui font plus appel aux mathématiques qu'à la logique. Voici notre point de vue sur les raisons pour lesquelles les tableurs pour le calcul des primes de vente ne sont pas à la hauteur.

Excel domine le marché des tableurs depuis les années 1990, et il reste un outil puissant pour l'analyse des données. Malheureusement, sa puissance même le rend incroyablement dangereux, même entre les mains d'utilisateurs expérimentés. Consultez notre blog pour savoir pourquoi Vous devriez remplacer excel par des incitations.

Ne vous méprenez pas. Excel est génial parce que : 

  1. Il est polyvalent
  2. Facilite la collecte des données
  3. Vous permet de résumer et de visualiser les données.
  4. Soutient les formules
  5. Est utilisé dans le monde entier

Cependant, une étude a révélé que 88 % de toutes les feuilles de calcul contiennent une ou plusieurs erreurs graves. Ne nous souvenons-nous pas de la débâcle de la baleine londonienne de JP Morgan, qui a subi une perte commerciale de 6 milliards de dollars à cause d'une erreur dans Excel, en 2012.

Les problèmes des feuilles de calcul

Les tableurs n'ont jamais été conçus pour calculer des primes. Ils ont été construits pour automatiser des calculs mathématiques simples qui comportaient plus de maths que de logique. Ils n'ont jamais été conçus comme un langage de programmation lourd, capable de simplifier 28 niveaux de "ifs" imbriqués.


Cette image illustre exactement ce que nous faisons avec les feuilles de calcul Excel et les calculs incitatifs. Et nous savons tous ce qui se passe lorsque vous essayez de faire entrer un bloc carré dans un tableau rond.

Exactement. Ils ne vous donnent jamais les résultats que vous voulez ou méritez. Alors arrêtons de les forcer à faire quelque chose qu'ils ne sont pas censés faire.

Les plus gros problèmes d'une feuille de calcul Excel sont les suivants :

  1. Manuelle et chronophage
  2. Sujet à l'erreur humaine
  3. Manque de visibilité et de transparence en temps réel
  4. Non construit pour l'échelle
  5. Coûteux
  6. Non auditable
  7. Non partageable
  8. Ne s'intègre pas à vos systèmes actuels tels que les ERP, les CRM, etc.
  9. Pas conçu pour les rapports financiers et la conformité juridique
  10. Impossible d'automatiser les paiements
  11. Pas conçu pour les incitations

Retournons à la planche à dessin pour en savoir plus.

1. Manuelle et chronophage

Les feuilles Excel ne peuvent pas importer de données à partir de sources existantes et doivent être gérées manuellement, ce qui est à la fois fastidieux, chronophage et laisse une grande place à l'erreur manuelle. Les données à analyser doivent être copiées et collées ou, pire encore, saisies manuellement. Cela peut être fait pour une poignée de représentants avec peu d'efforts, mais au fur et à mesure que les lignes et les colonnes de données augmentent, cela devient pratiquement impossible, ce qui rend le processus extrêmement lent.

Avec Compass, vous pouvez facilement capturer des données en direct et laisser Compass faire le calcul automatique en temps réel.

2. Sujet à l'erreur humaine

En plus d'être extrêmement chronophages, les feuilles Excel sont sujettes aux erreurs manuelles. Ce n'est pas à la base un langage de codage et il ne peut traiter que des calculs mathématiques complexes, mais pas des logiques complexes. Le calcul incitatif est tout le contraire. Il est plus logique et moins mathématique. C'est exactement là que l'intervention humaine est nécessaire. C'est là qu'un analyste commercial construit une requête avec 50 index et 25 ifs imbriqués pour calculer l'incitation. Que Dieu nous préserve si l'un d'entre eux se trompe. Il est très facile pour l'utilisateur d'introduire une erreur dans le processus et de fausser les résultats, ce qui risque de surpayer ou de sous-payer vos commerciaux.

Avec Compass, vous pouvez construire facilement des programmes d'incitation complexes avec la familiarité d'Excel en quelques clics. 

3. Manque de visibilité et de transparence en temps réel

Sur les feuilles Excel, ou même sur leurs versions en ligne, à moins que quelqu'un ne les mette à jour manuellement chaque minute, les données deviennent rapidement obsolètes. Les feuilles d'Excel ne sont pas connectées aux CRM et aux ERPs et ne peuvent donc pas être mises à jour en temps réel. En conséquence, il n'y a pas de transparence ou de visibilité des données. 

Avec Compass, les commerciaux, les managers, les administrateurs, les équipes RH, les équipes financières et la direction ont accès en temps réel aux relevés de primes. Le fait que ces données soient facilement accessibles motive les commerciaux à voir ce qu'ils ont gagné et comment ils peuvent gagner davantage. En plus de motiver votre équipe de vente, Compass offre une transparence totale sur les calculs réels derrière les chiffres et votre équipe peut faire confiance aux chiffres qu'elle voit parce qu'elle a la visibilité sur la façon dont ils sont calculés.

4. Non construit pour l'échelle

Les experts décrivent Excel comme un langage fonctionnel et de programmation. Même si Excel combine l'analyse des données, la visualisation et la programmation, il ne fonctionne bien que lorsque les données sont petites et limitées à des centaines d'enregistrements, qu'elles peuvent être saisies manuellement ou copiées-collées et que la logique est plus mathématique que complexe. 

Les entreprises sont confrontées à des difficultés majeures lorsqu'elles tentent de créer un logiciel de primes dans Excel, qui nécessite une logique complexe rendant impossible le calcul des primes à grande échelle. Avec Compass, vous bénéficiez du meilleur d'Excel, notamment d'une interface intuitive, de variables et d'options de paiement, et il est évolutif pour les petites et grandes entreprises, ainsi que pour les start-ups.

5. Coûteux

Lorsque vous utilisez Excel pour calculer les primes d'encouragement à la vente, vous investissez des ressources importantes - technologie, ressources humaines et temps - et ces ressources ont un coût qui leur est associé. Si l'on considère que 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs, chaque fois que vous rencontrez une erreur, vous engagez à nouveau le coût de toutes ces ressources, ce qui rend le processus non rentable à tous les niveaux et rompt l'équilibre. 

Avec Compass, vous pouvez automatiser le processus et toutes les modifications peuvent être traitées en quelques clics. Cela permet également de gagner beaucoup de temps, d'éliminer les inexactitudes et de permettre à votre équipe de consacrer du temps à d'autres domaines essentiels de l'entreprise. 

6. Non auditable

Avez-vous déjà retourné à votre feuille Excel pour vous rendre compte qu'elle n'était pas comme vous l'aviez laissée ? Ou bien avez-vous déjà écrasé votre formule pour découvrir #ERROR ! dans plusieurs cellules ? Si cela vous donne une impression de déjà vu, laissez-moi vous dire que vous n'êtes pas seul. Excel n'offre pas d'historique de toutes les modifications apportées à chaque cellule individuelle et vous ne pouvez pas voir qui a apporté les modifications ni même s'il avait l'autorisation de le faire. Vous n'avez pas non plus la possibilité de mettre en place une chaîne d'approbations. Bien que Google sheets ait introduit des fonctionnalités pour surmonter ces problèmes, il est impossible de vérifier l'historique des modifications apportées à chaque cellule. 

Avec Compass, vous pouvez facilement suivre l'historique et faciliter l'auditabilité en montrant aux utilisateurs qui a modifié quoi et quand. Il facilite également l'automatisation et vous permet d'ajouter facilement une hiérarchie d'approbation.

7. Non partageable

Excel est facile à partager, n'est-ce pas ? Il suffit de le déposer en pièce jointe dans un courriel ?

C'est peut-être le cas. Mais pas lorsque vous avez une équipe massive de centaines et de milliers d'employés qui veulent accéder au même fichier. C'est là qu'Excel s'effondre. Vous pouvez créer une feuille de calcul de primes dans Excel pour votre entreprise, mais que se passe-t-il si vous voulez la partager avec 50 000 représentants ? Imaginez maintenant que ces représentants soient regroupés dans 15 plans d'intéressement différents. Ajoutez à cela la complexité du fait que les chefs d'équipe peuvent voir les primes des membres de leur équipe mais pas celles des autres membres.   

Vous pouvez créer votre feuille de calcul Excel, mais vous ne pouvez pas la diviser et la partager de manière à ce que les utilisateurs ne puissent voir que les informations dont ils ont besoin. C'est exactement ce qui le rend non partageable et difficile.

Avec Compass, vous bénéficiez de contrôles de l'utilisateur. Vous pouvez contrôler qui voit quelles données et celles-ci sont toujours partagées entre les parties prenantes.

8. Ne s'intègre pas à vos systèmes actuels tels que ERP, CRM, etc.

Excel, malgré ses versions en ligne, n'est pas connecté. Les calculs complexes d'incitation nécessitent des données en temps réel pour toutes les sources comme le CRM, l'ERP et la paie. Il est presque impossible d'extraire les données de ces sources, de les traiter et de les maintenir à jour en temps réel. Ce processus est lent, manuel, source d'erreurs et il n'est pas en temps réel.

Avec Compass, vous pouvez facilement extraire ces données de vos systèmes existants. Vous pouvez intégrer Compass via des webhooks, des API ou des SDK. Liez et ajoutez des filtres de porte en cas de sources de données multiples.

9. Pas conçu pour les rapports financiers et la conformité juridique

Excel est un outil commercial conçu pour les calculs mathématiques et doté d'un mécanisme simple d'entrée, de traitement et de sortie. Il ne vous permet pas de configurer les implications fiscales, et encore moins de les basculer en fonction des tranches d'imposition ou des zones géographiques. Le reporting financier et la conformité légale sont indépendants du calcul et du versement des primes.

En plus de permettre des calculs d'incitation équitables, sans erreur et transparents, Compass s'occupe de l'authentification des utilisateurs et de toutes les mesures de sécurité telles que GDPR ou ISO et gère les implications fiscales géographiques et la conformité.

10. Impossible d'automatiser les paiements

Excel est un outil de calcul qui peut vous aider à effectuer le calcul final de l'incitation. Il ne peut même pas aller au-delà. Le calcul de la prime est indépendant du versement de la prime. Pour traiter les versements, vous devrez débloquer manuellement les paiements par l'intermédiaire de la banque ou des cartes-cadeaux, ce qui laisse de nombreuses possibilités d'erreurs manuelles. Excel ne vous permet pas de le connecter à des API ou à des passerelles de paiement pour traiter les paiements.

Avec Compass, vous pouvez gérer les implications fiscales géographiques et la conformité avant les paiements incitatifs. Vous pouvez envisager tous les types de paiements incitatifs, comme les virements bancaires, le catalogue de récompenses comprenant plus de 20 000 cartes-cadeaux numériques, cartes prépayées, expériences et portefeuilles dans plus de 80 pays, les notes de crédit ou les bons vieux virements bancaires. Les paiements peuvent être gérés de manière transparente dans plusieurs pays et devises.

11. Pas conçu pour les incitations

Excel est une toile blanche à deux dimensions. Il ne peut pas gérer des calculs complexes couplés à des couches de logique. Et vous devrez recourir à des dizaines et des dizaines de "ifs" et d'index imbriqués pour obtenir la valeur finale. Dieu vous garde de vous tromper dans l'un de ces 20 cas.

Avec Compass, vous pouvez facilement construire une logique avec un nombre n de variables où votre seule entrée est de définir la variable et Compass s'occupera du reste. Outre la facilité de calcul des primes, Compass vous aide à motiver vos commerciaux en leur proposant des concours de vente par le jeu, avec une bibliothèque de modèles parmi lesquels vous pouvez choisir. Compass est également conçu pour gérer les implications fiscales complexes entre les différentes zones géographiques et les différentes tranches d'imposition, afin de permettre des paiements transparents.

Compass garantit une réduction de 100 % du temps de traitement, une économie de 10 % due aux fuites budgétaires, une augmentation de 80 % de la productivité des ventes et une opacité totale de la communication.

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